驚きの表計算大会“優秀作品”を詳細に解説！「表計算の極意 '03-'04」
◆「表計算大会」入選作品の作り方
表の見栄えを整えて“作品”に仕上げる
最後に、作品の“仕上げ”とも言える「表の見栄え」についてお話しします。初めに見たオーソドックスな解答では、複数の作業セルを使って解答を導いていました。正しい解答が得られるのですから、もちろんこれは「正解」です。この問題のように、複雑なステップを要する表では、作業セルを効果的に使うようにしましょう。ただし、時には作業セルをユーザーに見せたくない場合もあります。ここでは、ユーザーの操作に不要なセルを隠すテクニックを5つ紹介します。
１．文字色で隠す
もっとも簡単な方法のひとつは、セルの文字色を「白色」にしてしまうことです。単純な方法ですが意外と効果的です。
ただし、セルから文字がはみ出ている場合には枠線が消えてしまいますし、セル範囲を選択状態にすると入力されているデータが見えてしまいます。
また、セルに式が入っているのを忘れてしまうと、うっかりセルを削除してしまい、計算ができなくなるなどの不都合が生じます。注意が必要です。
２．表示形式で隠す
セルの表示形式を“非表示”の設定にして、隠すこともできます。隠したいセルを選択して右クリックし、「セルの書式設定」メニューを選択。「セルの書式設定」ダイアログボックスを開き、「表示形式」タブの「分類」タブで「ユーザー定義」を選択します。右側の「種類」欄に「;;;」（セミコロン3つ）と入力すると、セル内のデータは表示されなくなります。
ユーザー定義の表示形式は、「正の数」「負の数」「ゼロ」「文字列」の4種類を別々に指定できます。それぞれの表示形式はセミコロン(;)で区切って指定しますが、どれも指定しない場合「正の数」「負の数」「ゼロ」「文字列」は表示されません。つまり、「;;;」は「(指定しない);(指定しない);(指定しない);(指定しない)」という意味になるわけです。ただし、この方法でも、セルを選択した場合は、数式バーに計算式が表示されてしまいます。
ただしこの場合も、セルに式が入っているのを忘れてうっかりセルを削除してしまわないよう、注意が必要です。
３．行や列を非表示にする
作業セルを、行や列ごと“非表示”にするとワークシート全体がスッキリします。まず、隠したくないデータと行や列が重ならない位置に、作業セルを移動します。その上で、列全体を非表示にするには、列番号をクリックして列全体を選択し、マウスの右ボタンを押すと開くショートカットメニューから、「表示しない」を選びます。
これなら、うっかりセルを削除してしまうミスも防ぐことができ、安全かつ効果的です。
非表示にした列を再表示するには、非表示の行を含む前後の列を選択して右クリックし、メニューの「再表示」を選びます。行の非表示/再表示も、基本的に同じ操作でできます。
４．別のシートを作業セルに使う
計算式が入力されているワークシートとは別のワークシートに作業セルを作ることもできます。作業セルが別のワークシートにある場合、計算式内で指定するアドレスにはシート名を含めなければなりませんが、作業セルのあるワークシートを非表示にしても計算に支障はありません。
ワークシートを非表示にするには、非表示にしたいワークシートを開き「書式」メニューの「シート」→「表示しない」を選びます。
なお、非表示にしたワークシートを再表示するには、「書式」メニュー→「シート」→「再表示」を選びます。表示される「再表示」ダイアログボックスのリストで再表示したいワークシートを選択し、「OK」ボタンを押します。
ちなみに、文字色を「白」にしたり、ユーザー定義の表示形式「;;;」を設定してセルを非表示にした場合も、セルをクリックして選択すると、セルのデータや計算式が数式バーに表示されてしまいます。実は、この数式バーの表示を隠す方法もあります。せっかくなので、紹介しておきましょう。具体的には、次の手順をたどります。
(1)隠したいセルを選択して右クリックし、「セルの書式設定」メニューを選びます。
(2)「セルの書式設定」ダイアログボックスの「保護」タブを開き、「表示しない」チェックボックスをオンにします。「OK」ボタンを押します。
なお、次の(3)の操作をすると、シート全体が「保護」され、セルにデータを入力できなくなります。そこで、あらかじめC3セルからC5セルの入力欄については、例外的に「保護」しない設定にしておく必要があります。それには、C3〜C5セルを選択して右クリックし、「セルの書式設定」メニューを選択。上図と同じ画面が開いたら、「ロック」のチェックボックスをオフにします。
(3)「ツール」メニューの「保護」→「シートの保護」を選択し、ワークシートを保護します。
これで、該当セルを選択しても、数式バーは空欄のまま。セルの内容を完全に“隠蔽”することができます。
また「ロック」をオフにした入力欄のセル以外は、「保護」機能により入力、編集、削除ができなくなっているので、隠した計算式をうっかり削除するといったミスの心配もありません。
ただ、「表計算大会」に応募する際には、セルの内容をここまで隠すのはご遠慮ください。せっかくすばらしい計算式を作っていただいても、適正な審査ができなくなってしまいます。むしろ、作業セルの作り方、レイアウトが見事な作品も、大いに評価の対象となります。要は、実際に使う人、メンテナンスする人のことを考えて、いかに見やすく、使いやすいシートに仕上げるかということが大切です。
次回の「表計算大会」へのご応募を、心よりお待ちしています。
