2009年11月18日

文書の配布前に個人情報などの有無をチェックする

伊佐　恵子＝テクニカルライター

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　Word 2007には「配布準備」というメニューが新設された。ここにはその名の通り、文書の配布に備えた機能が集められている。ドキュメント検査、文書の暗号化、デジタル署名の追加など、その多くは文書の安全性を高める機能だ。

　「ドキュメント検査」は、コメント、変更履歴、メタデータ、個人情報などが文書内に含まれていないかを、一括してチェックする機能。検査したい項目を選んで実行すると、ダイアログボックスに結果が表示され、その場で公開したくない情報を削除できる。外部に文書を送るときは、ぜひ利用をお薦めしたい。

図1　「Office」ボタンの「配布準備」から「ドキュメント検査」を選択する

図2　ダイアログボックスでチェックしたい項目をオンにして、「検査」ボタンをクリックする

図3　検査結果が表示された。ここで「削除」ボタンをクリックすると、情報を削除できる

　なお一部の情報は、削除すると元に戻せないので注意していただきたい。配布用の文書とは別に、オリジナルを保管しておいたほうが無難だ。また、プロパティなどは個別に削除してもよい。

図4　プロパティの内容を確認したいときは、「Office」ボタンの「配布準備」から「プロパティ」を選択する

図5　プロパティが表示された。ここで一部の情報だけを削除することもできる

文書を他の人に見られたくないときは｜ 目次 ｜選択した範囲だけを印刷する

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