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2009年4月1日

アウトライン機能で文書の構成をたてる

伊佐 恵子=テクニカルライター

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(執筆時の情報に基づいており、現在では異なる場合があります)

 文書の構成を練るときは、「アウトライン」の利用をお薦めしたい。アウトラインは、文書全体を階層として管理する機能。Word 2007では、見出しを9つの階層(レベル)に分けることができる。章、節、項のように、見出しをレベル分けして入力することで、頭の中にあるアイデアを具体的な形で整理していける。見出しの入れ替えやレベル変更も簡単なので、構成の練り直しも楽だ。

図1 アウトラインモードでは、見出しの階層が明確になる。入れ替えなどの操作も簡単で、構想をまとめるツールとして重宝する
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見出しをレベル分けして入力する

 アウトライン機能を使うときは、「表示」タブの「アウトライン」ボタンをクリックして画面をアウトラインモードに切り替える。またはウィンドウ右下の「アウトライン」ボタンをクリックする。

 画面がアウトラインモードになったら、見出しを思いつくままに入力していけばよい。見出しの行では、階層を示す「アウトラインレベル」が「レベル1」(一番上の階層)になっているのを確認しよう。他のレベルや「本文」になっているときは、「レベル1」に変更する。

図2 アウトラインレベルが「レベル1」の状態で、一番上の見出し項目を入力していく。例として「自家製ヨーグルト育成レポート」の見出しを入力した。なお、別な階層からレベル1への変更は「見出し1に変更」ボタンでも可能
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図3 レベル1の見出しは12ポイントのMSゴシックで表示される。これは「見出し1」段落スタイルが設定されるため。フォントやサイズ、段落スタイルは「ホーム」タブで確認できる
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 レベル1の見出しが出揃ったら、その下の階層(レベル2)の見出しを入力する。まず1行目の行末で改行し、新しい行を挿入する。新しい行は前行と同じ「レベル1」となるので、「レベル下げ」ボタンを1回クリックしよう。これで2行目が「レベル2」に設定される。後はまた、思いつくまま見出しを入力していけばよい。レベル2には「見出し2」段落スタイルが設定され、文字サイズは10.5ポイントと小さくなる。

図4 新しい行を挿入し、「レベル下げ」ボタンを1回クリックする。「アウトラインレベル」は「レベル2」に変更される
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図5 レベル2の見出しを入力していく
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 アウトラインモードでは、このように見出しをレベル分けしながら入力していく。レベルが下がるごとに行頭も字下げされるので、階層の様子も一目瞭然だ。もちろん、本文も入力できる。「アウトラインレベル」を「本文」に変更して、文章を入力しよう。

図6 見出し(レベル2)の下に本文を入力した。「アウトラインレベル」は「本文」にする。なお、本文への変更は「標準文字列」ボタンでも可能
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レベルを変更する

 レベルの上げ下げも、ボタンひとつで可能だ。変更したい見出しにカーソルを移動して、「レベル上げ」または「レベル下げ」ボタンをクリックすればよい。

図7 レベル2の見出し「フルーツとの相性は抜群」にカーソルを移動して、「レベル上げ」ボタンを1回クリックした。見出しはレベル1に変更される
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文章の順番を入れ替える

 長文作成では、文章の順番に悩むことがよくある。本文を入力した後で、構成を変えることもあるだろう。アウトラインモードでは、文章の入れ替えも「1つ上のレベルへ移動」ボタンと「1つ下のレベルへ移動」ボタンで簡単に実行できる。

図8 「10代までの系譜」の前にある「+」表示をクリックして見出しを選択し、「1つ下のレベルへ移動」ボタンを2回クリックする
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図9 「10代までの系譜」が「発酵開始温度の調整」の下に移動した。レベル2の見出しも一緒に移動している。見出し前の「+」や「-」を直接ドラッグして、順番を入れ替えることも可能
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