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2009年10月5日

Excelの技:セルの中身を誤って消してしまうミスを防ぎたい!

乗越 政行=プラスワンデジタル

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出典:日経PCビギナーズ 2009月2月号(執筆時の情報に基づいており、現在では異なる場合があります)

 小遣い帳などを作るとき、小計や合計を出すのに数式を使うと便利です。でも、誤って数式の入ったセルにデータを入力してしまうと、せっかく作った数式が消えてしまいます(図1)。

【セルの中身をうっかり消してしまう】
図1 小計を出す数式を入れたセルの中身を操作ミスで消してしまうと、再入力しなければならない。このセルの中身を消せないようにしておきたいが……。

 そこで、「シートの保護」という機能で、セルの内容を“ロック”しておきましょう。そのセルに何か入力しようとしても編集ができないので、安心です。

 そのまま保護するとデータを一切入力できなくなるので、まず、入力できるようにしておきたいセルだけを選んで(図2)、図3の操作をします。そのうえでシートを保護すると(図4)、選んだセルしか入力できなくなります(図5)。元に戻すには、図6のように操作しましょう。

【「シートの保護」で特定のセル以外をロックする】
図2データを入力できるようにするセルをドラグで選択(1)。選択範囲を右クリックして「セルの書式設定」をクリック(2)。

図3 「保護」をクリック(1)。「ロック」のチェックをクリックで外し(2)、「OK」をクリック(3)。

図4 メニューの「ツール」→「保護」→「シートの保護」(2007では「校閲」リボンの「シートの保護」)をクリック。次に現れるパスワードの入力画面では、空白のまま「OK」をクリック。

図5 図2で選んだセルはデータを入力できるが(1)、それ以外のセルは、警告画面が表示されて編集できなくなる(2)。
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【「シートの保護」を解除するには】
図6 再びすべてのセルを編集できるようにするには、メニューバーで「ツール」→「保護」とたどり(2007では「校閲」をクリック)、「シート保護の解除」をクリックする。

開ける人を限定してファイルを守る

 ほかの人に見られたり、書き換えられたりしたくないファイルには、パスワードを付けておくと良いでしょう(図A)。パスワードを知らない人はファイルを開けません(図B)。

図A ファイルの保存画面を開き(1)、(2)のようにクリック。次の画面で「読み取りパスワード」欄にパスワードにする文字列を入力し「OK」をクリック。確認画面で再度同じ文字列を入力し「OK」。上の画面に戻ったら「保存」をクリック(3)[注]。

図B ファイルを開くときにパスワードの入力が求められるようになり、他人が勝手に開くことを防げる。

[注]パスワードを解除するには、図Aと同様の操作でパスワードの入力画面を開き、「読み取りパスワード」の文字を削除して上書き保存します。


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