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2009年6月15日

Excelの技:複数の条件で並べ替えて表を見やすく!

礒田 温之=日経PCビギナーズ

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出典:日経PCビギナーズ 2007年10月号(執筆時の情報に基づいており、現在では異なる場合があります)

 同窓会名簿などを作るとき、回答があった順にデータを入力していくと、名前や住所などの順番がバラバラになります(図1)。この表を、まず卒業時のクラスで分け、続いて現住所が近い人同士を集め、さらに旧姓の順で並べ直したいとき、皆さんはどうしていますか?ツールバーの「並べ替え」ボタンでは、うまくいきません。

図1 回答のあった人から入力して名簿を作ったような場合、順番がバラバラで、連絡などには利用しづらい。
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 こんなときは、メニューバーで「データ」↓「並べ替え」とクリックしてみましょう(図2)。これで図3の画面が現れ、細かく条件を指定して並べ替えられるようになります。順番に「優先されるキー」を指定していけば、複数の条件で並べ替えた名簿が簡単に出来上がります。

【目的に合わせて並べ替えてみよう】
図2 メニューバーで「データ」(1)→「並べ替え」(2)とクリック。

図3 「タイトル行」に「・」が付いていることを確認(1)。次に「最優先されるキー」の「∨」をクリックし、一覧から「卒業組」をクリック(2)。「2番目に優先されるキー」で「現住所」(3)、「3番目に優先されるキー」で「旧姓」を選び(4)、「OK」をクリック(5)。

図4 同窓会名簿が「卒業組」「現住所」「旧姓」という3つの条件で整理できた。これなら目的の人をすぐに探せる。
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【「昇順」「降順」を使い分け】
図5 「昇順」は数を小さい順に並べること。文字の場合は「あ」から「ん」、「A」から「Z」の順となる。「降順」はこの逆。目的に応じて使い分けよう。


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