2006年8月1日

一斉送信したい複数のアドレスを「グループ化」する

■対応バージョン：　Outlook Express 6

瀧澤 崇子＝テクニカルライター

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　仕事のプロジェクトや同窓会など、ある決まったメンバーの間で、メールを使って情報を共有したい。こんな時に便利なのが、メールアドレスのグループ化だ。Outlook Expressの「アドレス帳」では、複数のメールアドレスを1つのグループにまとめ、グループメンバー全員にメールを送ることができる。

　グループを作成するには、まず「アドレス帳」を開く。「ファイル」メニューから「新しいグループ」を選ぶと、グループ作成画面が開く。ここで、グループ名を入力し、そのグループにメンバーを登録する。

　お互いにメールアドレスを知らない人をグループにする場合は要注意。グループ登録してメールを作成した場合、受信者側に登録者のメールアドレスが丸見えになる。知らない人に自分のアドレスが伝わるわけで、怒られかねない。この場合は、新規メールの作成画面で「BCC」の部分をクリックし、開いた「アドレス帳」からグループを選べば、本人のアドレスしか表示されない。なお「BCC」欄がない場合は、「表示」メニューから「すべてのヘッダー」を選択する。

図1　OEを起動して「ツール」メニュー→「アドレス帳」でアドレス帳を開き、アドレス帳画面で「ファイル」メニュー→「新しいグループ」を選ぶ

図2　グループ作成画面が開くので、「グループ名」欄に自分が分かりやすい名前を入力して、「選択」ボタンをクリック

図3　メンバー登録画面が開く。リストからグループに加えたいメールアドレスを選択し、そのつど「選択」ボタンをクリックして全員を登録する

図4　グループ作成画面に戻るので、リストにメンバー全員の名前があることを確認し、「OK」ボタンで画面を閉じる

図5　登録したグループは「連絡先」にも表示される。グループ名をダブルクリックすれば、「宛先」欄にグループ名が入力されたメール作成画面が開く。あとはいつもどおりにメールを完成させて送信だ

図6　送信したメールが受信側でどう見えるかは、送信後、「送信済みアイテム」フォルダに保管されたメールを見てみるとわかる。送られたメールでは、グループ名でなはく、グループに登録したアドレスの表示名で表示される

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